אימון בפרזנטציה מתחיל מאמון ביכולת

אימון בפרזנטציה מתחיל מאמון ביכולת
מאת: תמר לרום- יועצת ארגונית ומאמנת קו-אקטיבית,
מנהלת "לרום-בשאיפה קדימה".
פורסם בירחון "משאבי אנוש"

בחיים העסקיים אנו נדרשים לא אחת לערוך מצגת בפני דירקטוריון, הנהלה בכירה, לדבר מול קהל לקוחות או צוות מצומצם. מסתבר שמנהלים ועובדים רבים חווים קושי לעשות זאת. חלקם לא ישנים מספר לילות לפני המצגת חווים חרדת קהל, אחרים חשים לחץ והתרגשות המתבטאים בצורות שונות, כמו יובש בגרון, הסמקה, הזעה מוגברת, כאבי בטן, כאבי צואר וגב, רעד ברגלים ועוד. בסקר שנעשה בארה"ב על פחדים היה הפחד מהופעה בפני קהל אחד מששת הפחדים השכיחים ביותר. והוא אף קבל את האחוז הגבוה ביותר של הנבדקים - 41%. גם אנשים שהתנסו באלפי הופעות, כמו פוליטיקאים ושחקנים, מדווחים על פחד קהל התוקף אותם לפני כל הופעה.

ממה נובע פחד הקהל? למה הוא גורם? איך לדבר בפני קהל? וכיצד אימון לדיבור בפני קהל יכול לסייע להתגבר עליו?

הסיבות לפחד קהל

מנסיוני באימון מנהלים ובעלי עסקים נוכחתי לדעת כי נקודות הקושי שלהם הן מגוונות: פחד משיכחה: מילה שבורחת, קטיעת חוט המחשבה, blackout , פחד מחשיפה, התרגשות שגורמת לקול, לרגלים, לידיים לרעוד, פחד לא להספיק להעביר את כל המסר, חשש מנטיה להתפזר ולא להתמקד במסר העקרי, חרדה מקהל שלא מפרגן, או רעשני, אי בהירות לגבי מבנה נכון של המסר, פחד שישעמם, חשש מאי יכולת לענות על שאלות הקהל, חוסר בטחון ביכולת להעביר מסר ברור ומרתק.

כל הסיבות שמניתי, נאמרו על ידי המתאמנים. ואת כולם אפשר לראות בשני מישורים:

• המישור החברתי, היינו, החשש שלא אעמוד בציפיות של הקהל, המנהל הישיר, העובדים שלי.
• המישור האישי, כלומר, הפחד שלא אעמוד בקריטריונים שהצבתי לעצמי, שאאכזב את עצמי.

המישור החברתי

כולנו מושפעים מציפיות האחרים מאתנו. אנו ניזונים מהדעה של האחרים עלינו עוד בהיותנו ילדים- התקופה הקריטית ביותר לעיצוב ה"אני". אנו מאמינים בה, מפנימים אותה והיא משפיעה עלינו. יש לה חלק בבניית הערך העצמי שלנו, בעיצוב דעתנו על עצמנו, מידת המסוגלות שלנו, וכתוצאה מכך, על התנהגותנו ועל הפעולות שאנו מבצעים. חלקנו מושפעים יותר וחלקנו פחות. אך אי אפשר להתעלם מכך שיש השפעה. מדוע דעת האחרים חשובה לנו? דעת האחרים חשובה לנו על מנת למלא את הצרכים שלנו, שהם: בטחון, כבוד, הערכה, ותחושת הצלחה.כשאנו עומדים מול קהל, "לאור הזרקורים", אנו חשופים ביותר לדעת האחרים עלינו. וככל שדעת האחרים חשובה לנו, מידת פחד הקהל עולה. ככל שאחד הצרכים "רעב" יותר- הוא דורש יותר ומאיים יותר.


המישור האישי

כמנהלים, או כאנשי עסקים, יש לנו ציפיות גבוהות מעצמנו. יש לנו סטנדרטים גבוהים. אנו רוצים לעמוד בסטנדרטים הללו, וקשה לנו להתמודד עם כשלונות. חלקינו הגדול מוכן לסלוח לאחרים על שיבוש קטן, טעות מינימלית שעשו, אך קשה לו לסלוח לעצמו. חלקינו יכול להבין את האחר כשלא היה במיטבו, אך אינו יכול להבין את עצמו והוא מוצא את עצמו שואל את השאלה - איך בעצם לדבר בפני קהל מבלי להתרגש? לפחד לטעות? עשיית טעות לפני קהל היא "בושה גדולה", כי היא נעשית בפרהסיה, בעיקר בעידן התקשורת והתיעוד, כשיש הוכחות מוקלטות או מצולמות. ולכן, מעצם המחשבה על האפשרות לעמוד מול קהל ולטעות בגדול, עולה אימת קהל.

למה גורם פחד קהל?

התוצאה היא שאנו נבלמים על ידי אותו "שדון", שנקרא לו: "אימת קהל", האומר לנו: "למה לך כל זה? אתה תפגע! עזוב את זה!". וכתוצאה מכך, אנו נמנעים מלערוך פרזנטציה, ואם אין ברירה, אנו "נכנסים לתוך בועה",היינו, מתנתקים מהקהל על ידי הקראה מהירה מהדף/שיקופיות. אנו נמנעים מלתקשר עם הקהל בכל דרך שהיא, אם בהמנעות מקשר עין, אם בהפיכת הפרזנטציה למונולוג מהיר ומונוטוני, חסר נקודות ופסיקים ואם באי מתן אפשרות לקהל לשאול שאלות ולהעיר הערות. העיקר "להעביר את המסר ולרדת מהבמה".

הגישה שמכתיב לנו "השדון-אימת קהל", נובע מפחד מכשלון, אך באופן אירוני, הוא זה הגורם לנו להכשל!!! ואז אנו נמצאים במעגל קסמים של פחד שמייצר כישלון ומצדיק את קיומו. זהו שדון מתוחכם האומר לנו: "אל תכשלו" ובמו ידיו מכשיל אותנו.



כיצד להתגבר על אימת קהל?

התגברות על ה"שדון-פחד קהל"

עלינו להבין כי הקול הפנימי הקורא לנו לוותר ולהרים ידיים, הוא קולו של ה"השדון-פחד קהל", ולא הקול האמיתי והמחזק שלנו. "השדון", סולד מאתגרים, משינויים, מלקיחת סיכונים. כל זאת כדי לשמור עלינו מכשלון. אם נשמע לקולו, נפסיק להתפתח, נהיה תקועים, נוותר, ובדרך זאת- נכשל. לכן, עלינו לזהות אותו, לשים אותו באור הזרקורים ולסתור כל מחשבה שלו במחשבה של מסוגלות. כמו למשל, כשהשדון אומר: "לא תעמוד בציפיות" נהפוך זאת ל: "אני עומד בציפיות שלי מעצמי ובציפיות הסביבה ממני". במקום: "וותר על זה", אמור: "אני לוקח את האתגר ועומד בו בכבוד". מחשבה של מסוגלות היא מחשבה המנוסחת באופן חיובי, בזמן הווה. יש לומר אותה מספר פעמים במלא הכוונה והרצון להתגבר על המכשול.

הכנה מדוקדקת ומקיפה

1. הכר את קהל היעד
כדי להתחזק ואף להנות מעמידה מול קהל, כדאי להקדיש זמן להכנה. אחת המשימות שאני מציעה למתאמנים שלי הוא לערוך מעין תחקיר של קהל היעד: מי הוא קהל היעד? מה הקהל יודע על הנושא? מהי עמדתו? מה היה רוצה לדעת? אלו שאלות הוא יכול לשאול? היכן תערך הפרזנטציה? משימה זו נותנת מידע על האנשים שנפגוש ואנו יכולים להתכונן למלא את הצרכים שלהם, לדבר בשפה שלהם, להתחבר אליהם ולהכין תשתית של תקשורת אפקטיבית המאפשרת לנו להעביר את המסר שלנו. נוכחתי לדעת כי עצם מלוי משימה זו מוריד את הלחץ ואת פחד הקהל ממתאמנים רבים.

2. הכנת הפרזנטציה
מטרה וסגנון
לאחר אבחון הקהל, עלינו לבדוק מהי מטרת הפרזנטציה? האם לשעשע? להקנות מידע? להלהיב וליצור מוטיבציה לעשייה? לשכנע? מה אנו רוצים שהקהל יקבל, יחשוב, ירגיש, יעשה בתום הפרזנטציה? חשוב ביותר לנסח את המטרה. וכעת, בניית הפרזנטציה תעשה בהתאם למטרה. אם ברצוני לגרום ללקוחות שלי לקנות מוצרים שלי, אני אבנה את הפרזנטציה בדרך של שכנוע, כלומר: אצטט עדויות של לקוחות קיימים, של ברי-סמכא, אציג סטטיסטיקה התומכת בשימוש במוצר, אראה להם מהן התועלות שיצמחו להם מהמוצר שלי ואפנה לראש וללב. כלומר, אתן טיעונים הגיוניים ואף אגרום להם להתרגש ולחוות חוויה שתדרבן אותם להשתמש במוצר שלי.

מבנה הפרזנטציה:
פרזנטציה מנצחת תהיה מובנית וממוקדת. היינו, עם פתיחה, גוף, וסיום. בפתיחה רצוי לומר על מה אנו הולכים לדבר, מה אנו הולכים להציג. גוף הפרזנטציה יתחלק לתתי נושא, כאשר כל תת נושא יקבל הרחבה של מידע, נתונים, דוגמאות, ציטוט של מחקרים, או ברי סמכא. החלטה על מספר תתי הנושא ומידת הרחבת כל תת נושא תעשה על פי הזמן הנתון להעברת הפרזנטציה. עצם ההכנה הנאותה של הכמות ביחס לזמן המצגת, מורידה פחד קהל. כדאי להכין חומר נוסף אם קיים החשש: "מה יהיה אם ישאר זמן ולא יהיה לי מה להגיד?!". עם זאת, אל תסחפו לומר את כל מה שהכנתם. אם סימן המנחה שהזמן תם, עברו למסר העקרי וסיימו. אל תתפתו להגביר את קצב הדיבור ולהעביר את כל החומר.
הסיום יסכם את מה שנאמר בקצרה ובבהירות.

איסוף וארגון חומרי ואמצעי עזר:
באם ברצונכם להכין מצגת מחשב הכינו מספר שיקופיות הכרחי. אל תהפכו את המצגת ל"שחקן הראשי", מכיוון שאתם השחקן הראשי. לכל שיקופית תהיה כותרת ברורה, מעט מלל או תמונה, גרף, וכו'. באם אתם מוסיפים תמונה למלל- דאגו שהתמונה תבטא מסר המתאים למלל. לפעמים תמונה אחת שווה אלף מילים.
אם ברצונכם להכין מוצג/מוצגים להראות לקהל, שימו אותם במקום נוח ללקיחה ולהצגה.
דאגו למיקרופון באם יש צורך.


רכישת מיומנויות עמידה מול קהל
קחו מאמן לעמידה מול קהל. רכשו מיומנויות של קול, שפת גוף, ניסוח המלל באופן בהיר וממוקד. קיימות טכניקות מוכחות לריתוק הקהל, יצירת עניין והתמודדות עם נדידת קשב. התאמנו מול קבוצת מתאמנים, עם צילום בטלויזיה במעגל סגור וקבלת משוב אמיתי תוך צפייה באופן העברת הפרזנטציה שלכם. בדרך זאת, אתם מיישמים את המיומנויות, מודעים לטעויות, מתקנים עוד לפני העמידה מול קהל היעד.זוהי דרך עוצמתית לרכוש בטחון, להתגבר על הפחד ואף להינות מהפרזנטציה בזמן אמיתי.

התאקלמות ובדיקת ציוד אורקולי

דאגו להגיע חצי שעה מראש. וכשאתם מגיעים למקום הפרזנטציה, עלו על הבמה (אם יש) התאקלמו באולם. בדקו היכן כל דבר נמצא וראו מה אפשר לשנות- לנוחיותכם. בדקו ציוד אורקולי באם עובד, ראו כיצד לתפעל אותו, או מי מתפעל אותו. כשאתם מכירים את המקום וחשים שאתם יודעים לתפעל את כל העזרים, פחד הקהל יורד. אתם חשים בשליטה ואתם יכולים להירגע.

שיחה עם הקהל לפני הפרזנטציה

שיחה עם האנשים המגיעים למקום לפני המצגת, מאפשרת לכם להתיידד עמהם, לקבל מידע ולהשתמש בו תוך כדי הפרזנטציה, להתייחס אליהם תוך כדי המצגת ולהתחבר אליהם בקלות בהמשך. אך חשוב מכל, חלקם כבר לא זרים לכם ופחד הקהל יורד. אתם יכולים לחוש הקלה.

שימוש בשיטות לבניית אנרגיה חיובית

השתמשו במנטרה לחיזוק הבטחון ולסילוק כל חשיבה של "השדון-פחד קהל". משפט כמו: "אני עושה פרזנטציה מנצחת", עושה נפלאות. אמרו אותו מספר פעמים תוך כוונה ורצון עז להצליח, עד שתאמינו. המוח קולט מחשבות ומשדר לאיברים האחרים כיצד לפעול. מה שאנו חושבים זה מה שקורה לנו בפועל. לכן, חזקו את עצמכם במחשבות של הצלחה, רוגע וביטחון.

אם אתם מרגישים שפחד הקהל גורם לכם לחוסר מנוחה, עשו תרגיל הרפיה. לכו למקום שקט, עצמו עיניים, נישמו עמוק, החזיקו את האויר מספר שניות והוציאו אותו. עשו זאת מספר פעמים, שחררו כל שריר בגופכם ותנו לכל מתח לצאת דרך אצבעות הרגליים, הידיים. חושו את הדופק חוסר למצב של רגיעה. פתחו את העיניים וחייכו אל העולם.

אם רמת האנרגיה שלכם נמוכה, מצאו מקום שקט והתחילו לקפוץ במקום, עשו מספר תרגילים שמעלים את הדופק. תרגיל נוסף: לחצו באמצעות האגודל והאצבע על תנוכי האזניים מספר שניות והרפו. אתם תרגישו חום באזניים שיגרום לכם לעוררות. חיזרו על כך שנית באם אינכם חשים את האפקט במיידית.

דמיון מודרך הנו כלי נפלא לחוות את חווית ההצלחה בפעם הראשונה בראשכם ובגופכם. עצמו עיניים, הרפו את איבריכם, נשמו עמוק וראו עצמכם עולים לבמה, בטוחים בעצמכם, מדברים, עושים מחוות בטבעיות ומרתקים את הקהל. ראו את הקהל, מקשיב ברוב קשב, מחייך, צוחק, מגיב בעניין, שואל שאלות, ואתם עונים לו בתבונה. לאחר התנסות זאת, אתם תרגישו משוחררים מפחד קהל, כי הרי כבר הייתם שם והצלחתם. לכן, הצגת הפרזנטציה תהיה נינוחה, בטוחה ומוצלחת. אם אינכם יודעים לעשות זאת לעצמכם, קחו מאמן מיומן בכך, שיסייע לכם להשתמש בכלי זה. יש אף אפשרות להקליט את המאמנת ולהקשיב להקלטה לפני הפרזנטציה.

הכנת פתיחה עוצמתית לפרזנטציה

הכינו פתיחה מרתקת, הגורמת להעלאת הקשב ומזמינה את הקהל להקשיב לכם. הפתיחה יכולה להצחיק, להלהיב, לרגש, לעניין. התחלה מוצלחת מורידה אימת קהל. על כן, הקדישו זמן לבחירתה, ולימדו אותה בעל-פה.

מראה ולבוש

לבוש ומראה הם חלק חשוב בפרזנציה. מחקרים מוכיחים כי הקהל מחשיב ביותר מראה ולבוש חיצוני בעקר בתחילת המצגת. זכרו שרושם ראשוני משפיע מאד על קביעת דעה לגבי אדם, ובעיקר לגבי העומד מול קהל. דאגו שהמראה שלכם ישדר מקצועיות ויתאים לסגנון הפרזנטציה. חשוב שתיראו בהתאם לסטנדרטים של הקהל, אך בדרגה אחת מעל, זאת כדי שהקהל יוכל להתחבר אליכם ואף לראות בכם כמודל להשתוות אליו. חשוב מאד שתבחרו בבגד מחמיא ונוח. פריט בגד לוחץ מדי יסיח את תשומת ליבכם וימנע מכם להרגיש משוחררים ובטוחים בעצמכם. כדאי להתייעץ עם יועץ/יועצת תדמית. מפגש אחד בלבד יתן לכם טיפים שישדרגו את המראה שלכם וישדרו מסר נכון לקהל. השקעה במראה והלבוש משדרת כבוד לקהל ופועלת על חוש הראיה שלו. זכרו שאתם עומדים במרכז וכל העיניים נישאות אליכם. עצם הידיעה שאתם נראים במיטבכם, יטע בכם אמון בעצמכם ויסייע לכם להתמודד עם פחד קהל.

מחמאות ומחיאות כפיים

מספר מתאמנים שלי סיפרו לי על כך שקבלו מחמאות על הפרזנטציה שלהם מפי מספר אנשים בארגון. וכששאלתי אותם: "מה זה עשה לך?" הם ענו בביטול: "כלום, הם סתם חנפנים". או: "הדבר הראשון שעלה לי לראש היה: מעניין מה הם רוצים ממני בתמורה". למה מחשבות כאלו מובילות? שאלתי, "לאי שביעות רצון ולפחד קהל", ענו לי.

מחמאות ומחיאות כפיים בזמן או לאחר הפרזנטציה הם אנרגיה חיובית המחזקת את האמון שלכם ביכולתכם לעמוד בהצלחה מול קהל. אל תבטלו אותן. קבלו מחמאות בשמחה והאמינו להן. חשדנות וחיפוש אינטרסים זה הקול של "השדון-פחד קהל", אשר במסווה של "יודע את נפש האדם האינטרסנטי" ורצון להגן עלינו מפני אכזבות וניצול, לא מאפשר לנו להאמין שמישהו באמת רוצה לפרגן ולהביע שביעות רצון מהפרזנטציה שלנו. בטלו מחשבה זו והאמינו למחיאות הכפיים ולמחמאות.

התייחסות לקהל

עמידה של אחד מול קהל מעוררת מייד את התחושה של: "אחד מול רבים", וזה מוביל, בדרך כלל, למחשבה של: "הם מסה- הם חזקים, ואני האחד חלש לעומתם". הראיה הזו של מסה גדולה מולינו מעוררת פחד קהל. לכן, עדיף להתייחס לקהל כאל פרטים ולא כאל מסה. כשאתם עולים לבמה, הביטו לאנשים בעיניים, ראו כל אחד מהם כאדם בודד, כמוכם. ראייה זו מורידה את העוצמה המפחידה של מסת הקהל. המצב של עמידה מול קהל רב מזכירה לי את תחילת התנסותי בסקי. אני זוכרת שהמדריך הביא אותנו לראש ההר המושלג והתלול והצהיר ברוב התלהבות כי אנו הולכים לגלוש במדרון התלול והארוך עד לתחתית ההר. לעולם לא אשכח את הפחד הנורא שתקף אותי כשהבטתי על תחתית ההר מראשו. המדריך שראה את הפחד בעיני, אמר לי: "לגלוש בצורת סללום למדת, נכון? לעולם אל תביטי על כל המדרון. מצאי לך את הנקודה הקרובה שאליה את עומדת לגלוש והתרכזי בה בלבד. וכשתגיעי אליה, התרכזי בנקודה הקרובה הבאה, וכך הלאה עד שתמצאי עצמך למטה תוך מספר דקות". וכך היה! ההתרכזות בנקודה האחת הקרובה, הורידה את רמת הפחד למצב שאפשר לי להתמודד עם האתגר ואף, בסופו של דבר להינות מהסקי עד מאד.

פחד קהל אף נובע מראיית הקהל כמתחרה, או אויב שיש לנצחו. ראיה זו גוברת בעיקר כשהקהל הוא קהל דינמי, מגיב, שואל, בודק, מעלה התנגדויות. גם פרספקטיבה זו היא של "השדון-פחד קהל", המנסה להקשות עלינו ולגרום לנו לוותר. פרספקטיבה אחרת, הבונה מסוגלות היא: כשהקהל מעיר הערות או שואל שאלות הוא מראה התענינות ורצון להבין. לכן, התייחסו באופן ענייני להערות ולשאלות הקהל ובכך, תעשירו את הפרזנטציה ותתרמו להצלחתה.

לסיכום, פחד קהל קיים בקרב רוב העומדים מול קהל, כולל המנוסים שבנו. הדרך הנכונה לנהל אותו היא להבין כי זהו קולו של "השדון-פחד קהל", הרוצה להגן עלינו. אך ההגנה מונעת מאתנו התנסויות חדשות, התפתחות והצלחה. לכן, עלינו להאיר אותו בזרקור ולסלקו. עלינו להתאמן בלהקשיב לקולות המעודדים של עצמנו, לחזק את האמון ביכולתנו, לרכוש כלים לעמידה מול קהל, להתאמן בהם ולהשתמש בשיטות המתאימות לנו להורדת המתח לפני הפרזנטציה.
בהצלחה!


ביבליוגרפיה:

Collins P.J.,Say it with Power and Confidence , Prentice Hall, Paramus,
NJ,1998.
Holliday M., Secrets of Power Presentations,Career Press, Franklin Lakes,
NJ, 1999
בן צור נעמי, להופיע טוב, אלפא/זמורה ביתן, 1993
בן צור נעמי, ענין של תדמית, זמורה ביתן, 1987
ויתוורת', קימסי-האוס וסנדאהל, אימון קו-אקטיבי,דינור הוצאה לאור, 2006
לירז מאיר, איך לפתח תדמית עצמית להשגת הצלחה, לירז, 1994.
רעם גבריאל ונילי, לא הכל דיבורים, לימון תחקירים כלכליים, 1991